Im Rahmen der Erfüllung der Normanforderungen gehören die Erstellung und Fortführung einer entsprechenden Dokumentation zu den wesentlichen Anforderungen an ein Unternehmen. Eine Umsetzung und Etablierung einer der bereits genannten Normen wird in der Regel als Projekt durchgeführt. Im Verlauf des Projektes entsteht auch die entsprechende Dokumentation, die nach dem Projektabschluss fortgeführt werden sollte. Als Reaktion auf diverse externe und interne Einflüsse, die auf ein Unternehmen wirken, können sich die Unternehmensstrategie, -ziele, -struktur und -prozesse ändern. Auch im Zuge eines im Unternehmen etablierten Qualitätsmanagements können Veränderungen vorkommen. Durchgeführte organisatorische und technische Korrekturmaßnahmen erfordern Änderungen bzw. Ergänzungen in der vorhandenen Dokumentation. Zwei Phasen im Lebenszyklus der Dokumentation sind hier zu erkennen: Die Erstellungsphase und die Fortführungsphase. Um beide Phasen möglichst effizient und effektiv zu gestalten, ist es empfehlenswert und auch notwendig, einige bekannte Methoden und Regeln bei der Planung und Durchführung des Projektes sowie im späteren, ständigen Verbesserungsprozess der bestehenden Organisation anzuwenden.

Von allen beteiligten Projektparteien werden drei unterschiedliche Größen betrachtet. Es handelt sich um:

• Erbrachte Projektleistung (Umfang, Inhalt und Qualität)
• Projektkosten
• Durchführungszeit des Projektes

Die genannten Größen stehen in einer direkten Relation zueinander und beeinflussen sich gegenseitig. Die Änderung einer der Größen bewirkt grundsätzlich die Änderungen der beiden anderen. Die Erhöhung der Qualität des Projektes führt zu einer längeren Realisierungszeit und somit zu höheren Projektkosten. Die Betrachtung der drei Größen wird vom Auftraggeber und Auftragnehmer oft unterschiedlich bewertet. Der Auftraggeber (hier die Unternehmensleitung oder der Kunde) erwartet in der Regel eine maximale Projektleistung in möglichst kurzer Projektlaufzeit und somit niedrige Projektkosten. Der Auftragnehmer kalkuliert oft das Gegenteil. Um eine adäquate Qualität eines Projektes zu gewährleisten, müssen den Projektverantwortlichen entsprechende Ressourcen und Zeiträume für die Realisierung zur Verfügung gestellt werden. Wird die Zeit für die Realisierung des Projektes durch den Auftraggeber zu knapp vorgegeben, werden die definierten Projektziele entweder nicht erreicht oder die Qualität der erbrachten Leistungen wird darunter leiden. In anderen Worten: Einer Aufforderung, bestimmte Projektschritte schneller zu realisieren, kann nur mit mehr Ressourcen und somit mit höheren Kosten nachgekommen werden.

Der im Projektmanagement bekannte Merksatz S.M.A.R.T. unterstützt den Projektverantwortlichen bei der Realisierung eines Projektes. Die Anfangsbuchstaben S.M.A.R.T. bedeuten:

• Spezifisch – eindeutige Definition der Projektziele
• Messbar – Messbarkeit der definierten Projektziele
• Angemessen – Projektziele müssen verhältnismäßig zum Projektaufwand sein
• Realistisch – Projektziele müssen realisierbar sein
• Terminiert – für die Projektmeilensteine und den Projektabschluss sind verbindliche Terminvorgaben definiert

Die einzelnen Buchstaben des Akronyms beschreiben wichtige Regeln, die bei der Definition der Projektziele beachtet werden sollten. Die Nichtbeachtung der S.M.A.R.T. -Regeln führt oft zum Scheitern eines Projektes. Eine ungenaue Definition und Beschreibung der Projektziele sowie der Projektspezifikation führt zu unterschiedlichen Interpretationen durch die involvierten Projektmitarbeiter und somit zu vorprogrammierten Problemen bei der Realisierung. Die Konsequenzen sind:

• Verzögerung bei der Realisierung der einzelnen Projektaufgaben (Projektmeilensteine)
• Höhere Projektkosten
• Anpassung bzw. Verzicht auf einige der ursprünglich geplanten Projektziele (Notlösung)
• Unzufriedenheit des Projektteams und der Mitarbeiter aller beteiligten Parteien
• Scheitern des Projektes

Klare und erreichbare Projektziele sind insbesondere bei interdisziplinären Projekten, in denen verschiedene Fachabteilungen gleichermaßen mitwirken, von Bedeutung. Die Einhaltung der S.M.A.R.T.–Regeln schafft bei allen beteiligten Projektparteien (Stakeholder) ein gemeinsames Verständnis für die zu realisierenden Projektanforderungen.