Hauptprozess - Subprozess - Aufgabe

Die Ablauforganisation strukturiert die Leistungserstellung des Unternehmens in Form von Arbeitsprozessen unter Berücksichtigung von Raum, Zeit und Ressourcen. Ihre genaue Kenntnis, ihr Verständnis und ihre Dokumentation wird in allen Phasen eines Organisations-Projektes benötigt. Ein Arbeits- oder Geschäftsprozess besteht aus einer zusammenhängenden abgeschlossenen Folge von Tätigkeiten, die zur Erfüllung einer betrieblichen Aufgabe notwendig sind. Die Tätigkeiten werden von Aufgabenträgern (Stelleninhaber) in den organisatorischen Einheiten unter Nutzung der benötigten Produktionsfaktoren geleistet. An die Geschäftsprozesse werden unterschiedliche Anforderungen gestellt, die wie folgt zusammengefasst werden können:

• Effektivität – Die definierten Prozessziele werden im vorgegebenen Ablauf vollständig erreicht. Der Ablauf ist für alle Beteiligten transparent und im Rahmen der Qualifizierung der involvierten Mitarbeiter beherrschbar. 
• Effizienz – Das Erreichen der Prozessziele wird im geplanten und betriebswirtschaftlich vertretbaren bzw. angemessenen Aufwand realisiert. Ausschlaggebend für die Effizienz sind u.a. kurze Durchlaufzeiten, niedrige Kosten, eine hohe Qualität der Prozesserzeugnisse etc. Der Aufwand kann mit Unterstützung von Prozesskennzahlen definiert und gemessen werden. 
• Steuerbarkeit – Das Erreichen der Prozessziele kann objektiv gemessen, bewertet und gesteuert werden. 
• Flexibilität – Der Prozess kann an die sich permanent ändernden Marktanforderungen unter Berücksichtigung der Wechselwirkung auf die vor- und nachgeschalteten Prozesse angepasst und integriert werden.
• Gesetzeskonformität – Das Erreichen der Prozessziele geschieht im Einklang mit den geltenden Gesetzen, Vorschriften und Verträgen.
• Verfügbarkeit - Die Prozesse können jederzeit ohne Unterbrechung und störungsfrei ausgeführt werden.

Einige der genannten Anforderungen, insbesondere die Verfügbarkeit und die Gesetzeskonformität, werden sorgfältig im Rahmen der BIA und Risikoanalyse betrachtet und bewertet. Die Abwicklung der Geschäftsprozesse im Unternehmen wird durch die IT-Organisation (IT-Infrastruktur, -Prozesse und -Ressourcen) unterstützt. Generell wird zwischen folgenden Prozesskategorien (oder Prozessarten) unterschieden:

• Führungsprozesse (Managementprozesse) – Diese Prozesse steuern und kontrollieren die Kernprozesse. Zu den Führungsprozessen gehören u.a. die Unternehmensführung, die Personalwirtschaft, das Rechnungswesen, Controlling etc.
• Kernprozesse (Hauptprozesse) – Prozesse, die einen direkten Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens leisten. Zu den Kernprozessen gehören u.a. die Beschaffung, die Produktion, der Vertrieb etc.
• Unterstützungsprozesse (Supportprozesse) – Diese Prozesse unterstützen die Kernprozesse in ihrer Durchführung. Zu den Unterstützungsprozessen gehören vor allem die Prozesse innerhalb der IT-Organisation.

Ein Prozess kann in einen oder mehrere Teilprozesse (Subprozess) unterteilt werden. Die Unterteilung kann in mehreren Ebenen erfolgen. Eine nicht mehr teilbare Prozesseinheit ist eine Aufgabe. Sie stellt die unterste Ebene der Prozesshierarchie dar.