Planung - Umsetzung - Dokumentation - Kommunikation - Verbesserung

Eine vollständige und sachgerechte Dokumentation der Organisation stellt die Grundlage einer erfolgreichen Umsetzung des Qualitätsmanagements, des Compliance-Managements und der IT-Governance oder eines Integrierten Managementsystems (IMS) dar und dient dem Nachweis der getroffenen organisatorischen und technischen Maßnahmen im Unternehmen. Sie ist Grundelement eines unternehmensweiten prozessorientierten Qualitätsmanagements und ist unabdingbar bei deren Überwachung und Verbesserung.

Darüber hinaus dient sie als sehr effektives organisationsweites Kommunikationsmedium bei der Bekanntmachung und Verbreitung der getroffenen Maßnahmen für alle Mitarbeiter.

Die Dokumentation ist erforderlich bei jeder Art von Prüfung, die durch interne oder externe Auditoren und Prüfer durchgeführt wird. Sie wird u.a. durch Behörden, Gesellschafter und Aktionäre, Kontrollgremien, Geschäftsleitung, Finanzinstitute und Auftraggeber gefordert.

Sie kann nicht nur durch Gesetze und Regelungen verpflichtend sein, sondern auch freiwillig initiiert und erstellt werden. Bei einer Vielzahl von Unternehmensanforderungen und gesetzlichen Auflagen ist es empfehlenswert, einen unternehmensweiten, ganzheitlichen Dokumentationsansatz zu etablieren (IMS). Anstatt jede Norm einzeln zu betrachten und zu realisieren, ist eine globale Betrachtung von enormem Vorteil. Eine Reihe abteilungsübergreifender, organisatorischer und technischer Maßnahmen können diverse Anforderungen gleichzeitig und sehr effizient abdecken. Dies betrifft auch die notwendige Dokumentation der genannten Maßnahmen.

Fachbuch zum Thema: "Organisationshandbuch - Umsetzung, Dokumentation und Kommunikation"