Verfahrensdokumentation gemäß GoBD

Das Bundesministerium der Finanzen hat am 14.11.2014 die lange erwarteten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Die GoBD ersetzen die seit dem 7. November 1995 geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die seit dem 01.01.2002 geltenden GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie eine Reihe von Stellungnahmen der Finanzverwaltung bekannt als „Fragen und Antworten zum Datenzugriff der Finanzverwaltung“.

Die lange fällige Novellierung der GoBS und GDPdU präzisiert die organisatorischen und technischen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung in elektronischer Form und gilt für alle Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen. Die GoBD schließen alle in die Buchführung involvierten Datenverarbeitungssysteme, wie Haupt-, Vor- und Nebensysteme ein. Dazu gehören u.a. Finanzbuchführung, Warenwirtschaft, Lohnbuchführung, Dokumentmanagement- und Archivierungs- Systeme etc., sowie die Schnittstellen zwischen den genannten Systemen.
Bei der Beweiskraft von Buchführung und Aufzeichnungen, ihrer Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit erhält die Verfahrensdokumentation eine besondere Rolle (vgl. GoBD § 3.1 Rzn. 35). Im Kapitel 10.1 der GoBD sind die wesentlichen Inhalte der Dokumentation geregelt, u.a.:

• „..für jedes DV-System (muss) eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.“ [Rz.151]
• „Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“ [Rzn. 152]
• „Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.“ [Rzn. 153] 

Weitere erforderliche Bestandteile der Verfahrensdokumentation sind vor allem:

• Das Interne Kontrollsystem (IKS), in dem u.a. die Zugangs- und Zugriffsberechtigung, Funktionstrennung, Erfassungs-, Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen sowie Schutzmaßnahmen gegen beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumente beschrieben sind.
• Die Datensicherheit, in der u.a. die Maßnahmen gegen Verlust, unberechtigte Eingabe und Veränderung der Daten sowie der Prozess der Datensicherung beschrieben sind.

Für die Verfahrensdokumentation gelten Aufbewahrungsfristen, deren Laufzeit an die Aufbewahrungsfristen der beschriebenen „steuerliche relevanten Daten“ und beteiligten DV-Systeme gekoppelt sind. Jede Änderung in der Verfahrensdokumentation muss versioniert und eine nachvollziehbare Änderungshistorie aufbewahrt werden. Darüber hinaus muss die Verfahrensdokumentation für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbar sein.

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